A utilização de mão de obra especializada na digitalização de documentos oferece diversas vantagens em comparação à realização do processo por pessoas sem experiência ou treinamento específico.
Vantagens:
Eficiência:
- Maior produtividade: Profissionais especializados são mais rápidos e eficientes na digitalização de documentos, otimizando o tempo e os recursos da empresa.
- Processos otimizados: Expertise na escolha dos melhores métodos e ferramentas para cada tipo de documento, resultando em um processo mais ágil e preciso.
- Redução de erros: Menor índice de erros de digitalização, como imagens ilegíveis, cortes incorretos ou perda de informações, diminuindo a necessidade de retrabalho.
Qualidade:
- Imagens de alta qualidade: Digitalização com resolução adequada, cores precisas e nitidez, garantindo a legibilidade e preservação dos documentos.
- Tratamento de imagens: Aplicação de técnicas avançadas para otimizar a qualidade das imagens digitalizadas, como remoção de ruídos e correção de cores.
- Padronização: Implementação de um padrão de qualidade para todos os documentos digitalizados, facilitando a organização e o acesso.
Segurança:
- Proteção de dados: Adoção de medidas de segurança para garantir a confidencialidade e a integridade dos documentos digitalizados, como criptografia e controle de acesso.
- Prevenção de perdas: Redução do risco de perda ou extravio de documentos, pois os arquivos digitais são armazenados em backups seguros.
- Conformidade com normas: Cumprimento de normas e regulamentações relativas à guarda e ao arquivamento de documentos.
Conhecimento técnico:
- Experiência com softwares: Profissionais especializados dominam softwares de digitalização, OCR e organização documental, otimizando o processo e explorando todas as funcionalidades disponíveis.
- Gestão de projetos: Capacidade de planejar, executar e acompanhar projetos de digitalização de documentos, garantindo o cumprimento de prazos e metas.
- Suporte técnico: Habilidade para solucionar problemas técnicos que possam surgir durante o processo de digitalização.
Outras vantagens:
- Foco estratégico: Libera a equipe interna para se concentrar em atividades estratégicas, enquanto a digitalização é realizada por profissionais especializados.
- Redução de custos: A longo prazo, a mão de obra especializada pode reduzir custos com retrabalho, erros e perda de documentos.
- Escalabilidade: A equipe de especialistas pode ser facilmente dimensionada de acordo com a necessidade da empresa, permitindo lidar com volumes variáveis de documentos.
Conclusão:
A utilização de mão de obra especializada na digitalização de documentos oferece uma série de benefícios que podem contribuir para a otimização do processo, a qualidade dos resultados, a segurança da informação e a redução de custos.