Uma análise completa.
Digitalizar documentos é um processo fundamental para a modernização e otimização de qualquer empresa, mas pode gerar uma série de desafios internos. Contratar uma empresa especializada em digitalização oferece uma série de vantagens que podem simplificar e agilizar esse processo, além de garantir resultados de alta qualidade.
1. DIGITALIZAR DÁ DOR DE CABEÇA, MAS NÃO PRECISA SER A SUA
- Complexidade técnica: A digitalização envolve equipamentos especializados, softwares complexos e processos específicos. Uma empresa terceirizada possui a expertise necessária para lidar com todas essas etapas, desde a preparação dos documentos até a indexação e armazenamento dos arquivos digitais.
- Gerenciamento de projetos: A gestão de um projeto de digitalização exige planejamento, organização e acompanhamento constante. Uma empresa especializada possui a experiência e os recursos para garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo e do orçamento.
2. MÁQUINAS QUEBRAM E IMPACTAM NA PRODUTIVIDADE
- Manutenção e reparo: Equipamentos de digitalização são sujeitos a desgaste e podem apresentar falhas. Uma empresa especializada possui um departamento técnico especializado para realizar a manutenção e o reparo dos equipamentos, minimizando o tempo de inatividade e garantindo a continuidade do serviço.
- Custos imprevistos: Reparos e substituições de equipamentos podem gerar custos inesperados, impactando o orçamento do projeto. Uma empresa terceirizada geralmente inclui esses custos em seus contratos, oferecendo maior previsibilidade.
3. PROCESSOS TESTADOS E APROVADOS AUMENTAM A QUALIDADE GERAL DO TRABALHO
- Melhores práticas: Empresas especializadas em digitalização possuem processos consolidados e otimizados, baseados em melhores práticas do mercado. Isso garante maior eficiência e qualidade na execução do serviço.
- Padronização: A padronização dos processos garante a qualidade e a consistência dos resultados, facilitando a integração dos arquivos digitais com os sistemas existentes na empresa.
4. DIFICULDADE EM DEFINIR PRAZOS
- Experiência e know-how: Empresas especializadas possuem ampla experiência em projetos de digitalização, o que lhes permite realizar estimativas de tempo e custo mais precisas.
- Gestão de riscos: Uma empresa terceirizada é capaz de identificar e mitigar os riscos associados ao projeto, garantindo que os prazos e os custos sejam respeitados.
5. DESVIO DE PROFISIONAIS DE SUAS ATIVIDADES PRINCIPAIS
- Foco no core business: Ao terceirizar a digitalização, a empresa pode concentrar seus recursos e esforços em suas atividades principais, aumentando a produtividade e a competitividade.
- Especialização: A digitalização exige conhecimentos e habilidades específicas que podem não estar presentes na equipe interna da empresa.
6. CUSTOS DE TREINAMENTO E CURVA DE APRENDIZADO
- Investimento inicial: Treinar funcionários para realizar a digitalização exige um investimento inicial em tempo e recursos.
- Curva de aprendizado: A curva de aprendizado pode ser longa, resultando em uma menor produtividade nos primeiros meses do projeto.
7. CUSTOS OCULTOS NÃO PREVISTOS
- Infraestrutura: A digitalização pode exigir investimentos em infraestrutura, como servidores, software e armazenamento.
- Pessoal: Além dos custos com treinamento, pode ser necessário contratar pessoal adicional para dar suporte ao projeto.
8. CONFORMIDADE COM A LGPD
- Segurança da informação: Empresas especializadas em digitalização possuem processos e ferramentas robustas para garantir a segurança da informação e o cumprimento da LGPD.
- Experiência: As empresas terceirizadas estão familiarizadas com as exigências da LGPD e podem auxiliar a empresa cliente a implementar as medidas necessárias para garantir a conformidade.
9. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS GESTORES DA INFORMAÇÃO
- Experiência técnica: Empresas especializadas possuem a expertise necessária para integrar os arquivos digitais com os sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) da empresa cliente.
- Customização: As soluções de digitalização podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas de cada empresa, garantindo uma integração perfeita com os sistemas existentes.
Em resumo, terceirizar a digitalização de documentos oferece uma série de vantagens para as empresas, como redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da qualidade e garantia da conformidade com a legislação. Ao contratar uma empresa especializada, a empresa cliente pode se concentrar em suas atividades principais, enquanto a digitalização é realizada por profissionais experientes e com as melhores ferramentas do mercado.