A garantia jurídica para o descarte de documentos digitalizados no Brasil é dada pela Lei nº 13.874/2019, também conhecida como Lei da Liberdade Econômica, e pelo Decreto nº 10.278/2020.
Lei nº 13.874/2019
- Equipara o documento digital ao documento físico para todos os fins legais (Art. 1º).
- Permite o descarte do documento físico após a digitalização, desde que sejam observados os requisitos previstos no Decreto nº 10.278/2020 (Art. 10º).
Decreto nº 10.278/2020
- Estabelece os requisitos para a digitalização de documentos, garantindo a sua integridade, autenticidade e confiabilidade (Art. 4º).
- Determina que o documento físico original poderá ser descartado após a digitalização, ressalvados os casos previstos no Art. 9º (Art. 8º).
- Define os casos em que o documento físico original não poderá ser descartado, mesmo após a digitalização, como:
- Documentos que apresentem conteúdo de valor histórico (Art. 9º, inciso I).
- Documentos que sejam necessários para a apuração de crime ou para a defesa em processo judicial (Art. 9º, inciso II).
- Documentos que sejam exigidos por lei ou regulamento para fins específicos (Art. 9º, inciso III).
Recomendações para o descarte seguro de documentos digitalizados
- Realizar a digitalização dos documentos de acordo com os requisitos do Decreto nº 10.278/2020.
- Armazenar os documentos digitais em local seguro com mecanismos de proteção contra acesso não autorizado, perda ou destruição.
- Elaborar e implementar uma política de descarte de documentos que defina os critérios para o descarte dos documentos físicos e digitais.
- Registrar o processo de descarte dos documentos, incluindo a data do descarte, os documentos descartados e o método de descarte utilizado.
- Consultar um advogado para obter orientação específica sobre o descarte de documentos em seu caso concreto.
Doc Virtual Digitalização de Documentos
OAB/SP 175.179