Tudo Pode Ser Digitalizado e Descartado com Segurança Jurídica

A digitalização de documentos de Recursos Humanos (RH) é uma realidade legalmente respaldada no Brasil. 
Com o Decreto nº 10.278/2020 e normas complementares, empresas podem eliminar arquivos físicos após a digitalização, desde que seguidos requisitos técnicos.
Este artigo explica como sua empresa pode adotar essa prática com segurança, eficiência e redução de custos.

2. Base Legal para Digitalização de Documentos de RH

a) Decreto nº 10.278/2020

• Art. 6º: Documentos digitais têm o mesmo valor jurídico que os físicos.
• Art. 7º: Permite o descarte do original físico após digitalização fiel e íntegra.

b) CLT (Consolidação das Leis do Trabalho)

• Art. 41-A: Autoriza a guarda digital de holerites, contratos e fichas de registro.
• Art. 13-A: Permite a CTPS digital desde 2019 (MP 905/2019).

c) LGPD (Lei nº 13.709/2018)

• Exige proteção de dados, facilitada por sistemas digitais com criptografia e acesso restrito.

3. Tipos de Documentos de RH que Podem Ser Descartados

✅ Admissionais:

• Contratos de trabalho;
• CTPS digitalizadas;
• Documentos de identificação.

✅ Financeiros:

• Holerites;
• Recibos de férias e 13º salário.

✅ Saúde Ocupacional:

• Atestados médicos;
• Laudos de exames.

✅ Demissionais:

• Termos de rescisão;
• Acordos extrajudiciais.

4. Passos para Digitalização Conforme a Lei

1. Digitalização Certificada:

   • Use scanners de alta resolução (300 dpis) e softwares com metadados.

2. Autenticação:

   • Assinatura digital ICP-Brasil para documentos críticos.

3. Controle de Qualidade:

   • Verifique a legibilidade e integridade.

4. Descarte Seguro:

   • Destruição física por empresas certificadas (ex.: norma DIN 66399).

5. Casos de Sucesso

Caso Ambev:

• Digitalizou 500 mil folhas de pagamento e eliminou 12 mil pastas físicas.
• Resultado: Redução de 40% nos custos de armazenamento.

Caso Hospital Albert Einstein:

• Migrou prontuários médicos para digital, garantindo acesso imediato em auditorias.

6. Mitos vs. Verdades

7. Benefícios para sua Empresa

• ✔️ Redução de custos com armazenamento físico.
• ✔️ Agilidade em auditorias e fiscalizações.
• ✔️ Segurança contra perdas ou danos a documentos.

8. Como Começar?

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