A digitalização de documentos é um processo crucial para empresas que desejam otimizar seus processos e aumentar a produtividade. No entanto, a decisão de realizar esse processo internamente ou terceirizá-lo para uma empresa especializada pode ser complexa.
Vantagens da terceirização:
- Redução de custos: A terceirização elimina a necessidade de investir em equipamentos de digitalização, softwares de gerenciamento documental e treinamento de funcionários.
- Eficiência e rapidez: Empresas especializadas possuem experiência e infraestrutura para realizar a digitalização de forma rápida e eficiente, reduzindo o tempo que seria necessário para realizar o processo internamente.
- Segurança da informação: A segurança dos dados é fundamental para qualquer empresa. Empresas especializadas em digitalização de documentos possuem protocolos e ferramentas para garantir a segurança da informação durante todo o processo.
- Foco no core business: Ao terceirizar a digitalização, a empresa pode concentrar seus recursos e esforços no seu core business, aumentando a produtividade e a eficiência geral.
- Escalabilidade: A terceirização permite que a empresa dimensione o serviço de acordo com suas necessidades, sem a necessidade de investir em infraestrutura própria.
Desvantagens da digitalização interna:
- Alto investimento inicial: A empresa precisa investir em equipamentos, softwares e treinamento de funcionários.
- Tempo e recursos: A digitalização interna demanda tempo e recursos que poderiam ser direcionados para outras atividades estratégicas da empresa.
- Riscos de segurança: A falta de expertise e infraestrutura adequada pode colocar em risco a segurança da informação da empresa.
- Dificuldade em acompanhar as inovações: As empresas especializadas estão constantemente atualizando seus equipamentos e softwares, o que pode ser difícil para empresas que optam por realizar a digitalização internamente.
Em resumo, a terceirização da digitalização de documentos oferece diversos benefícios para as empresas, como redução de custos, aumento da eficiência, segurança da informação e foco no core business.
Alguns pontos importantes a serem considerados antes de tomar a decisão de terceirizar a digitalização de documentos:
- Escolher uma empresa especializada e com experiência no mercado.
- Verificar se a empresa oferece garantias de segurança da informação.
- Definir claramente as necessidades da empresa e os objetivos da digitalização.
Ao tomar a decisão de forma consciente, a terceirização da digitalização de documentos pode ser uma excelente opção para empresas que desejam otimizar seus processos, aumentar a produtividade e reduzir custos.